La signature électronique, un atout pour les ressources humaines

La signature électronique fait gagner du temps aux ressources humaines : contrats, notes de frais ou procès-verbaux se signent à distance, avec une traçabilité supérieure au papier et une valeur juridique qui dépend du niveau de signature choisi. Selon le Baromètre France Num 2024 (nouvelle fenêtre), 36 % des entreprises l’utilisent déjà, et 59 % de celles de plus de 50 salariés.

Pour les collaborateurs chargés des ressources humaines, c’est un défi majeur. En effet, avec la multiplication des réunions à distance, le télétravail et la dématérialisation des documents, la signature électronique est devenue un outil indispensable pour les chargés de ressources humaines. Cette nouvelle méthode de signature, qui s’est majoritairement développée durant le covid, permet à toute personne de signer un document de manière sécurisée et rapide.

Son fonctionnement est simple : Chaque signature est protégée par un certificat numérique, qui permet d’identifier le signataire et d’empêcher toutes modifications du document une fois la signature effectuée. La traçabilité qu’offre une e-signature est beaucoup plus intéressante pour les chargés de ressources humaines, car elle permet de savoir qui a potentiellement interagit avec le document. Il faut cependant vérifier que l’éditeur de signature électronique utilisé héberge bien ses données dans l’Union européenne afin de garantir d’une bonne conservation des données personnelles et du respect du droit.

Les trois niveaux de signature électronique

Pour garantir la sécurité des données et l’authentification du signataire, on distingue trois niveaux de signature :

• La signature simple : Sans véritable vérification de l’identité du signataire, elle représente le premier niveau de sécurité. Sa valeur juridique est relativement limitée, car elle ne permet pas de garantir l’intégrité des données signées.
• La signature avancée : Identification du signataire (par exemple avec l’envoi d’un code par SMS ou le téléchargement d’une pièce d’identité sur la plateforme du prestataire de signature), possibilité de détecter toutes modifications des données du document a posteriori… Ce type de signature est souvent utilisé pour les documents à forte valeur juridique. Ce type de signature est le plus couramment utilisé.
• La signature qualifiée : Mise en place de dispositif qualifié avec l’ANSSI pour valider l’identité du signataire. Elle est la seule signature possédant le même niveau juridique que la signature manuscrite selon l’eIDAS, en vigueur depuis juillet 2016 (Electronic Identification and Trust Services). En France, un second règlement intervient dans le cadre des e-signatures ; il s’agit du RGS (Règlement Général de la Sécurité). Plus fastidieuse et onéreuse, la signature qualifiée est souvent réservée aux documents tels que les actes notariés. Le site de la commission européenne met à disposition une liste de prestataire de signature électronique : eIDAS Dashboard (nouvelle fenêtre)

Aujourd’hui, la signature électronique est utilisée pour tous types de documents (devis, contrats clients ou fournisseur, note de frais, accord de confidentialité, contrat de travail…) et peut prendre plusieurs formes (inscriptions à l’aide d’un stylo sur un pavé tactile, inscription de noms et prénoms via un clavier classique). Enfin, un PVID (prestataire de vérification d’identité à distance) certifiée par l’ANSSI, permet d’approuver et activer la signature. Enfin, il est intéressant de noter qu’une personne ne peut refuser de signer un document sous prétexte que la signature soit électronique.

Pour les chargés de ressources humaines, l’utilisation de la signature électronique est un outil permettant de faciliter leur processus. Qui plus est, l’aspect écologique que représente la signature électronique n’est pas négligeable : elle permet une utilisation plus modérée de papier. Dans le cadre d’un recrutement, ce facteur environnemental est un pilier de plus en plus important pour attirer les profils junior. À cela s’ajoute un gain économique en évitant l’impression de documents parfois nombreux.

Les documents signés électroniquement doivent être conservés de manière sécurisée. Ainsi, l’utilisation d’un coffre-fort électronique est fortement recommandée, de préférence localisé informatiquement en France ou en Europe.