EduVote :
Checklist pour organiser vos élections des parents d’élèves sans papier

Octobre sera bientôt là, et avec lui, les élections de représentants de parents d’élèves ! C’est un événement important pour la vie d’un établissement scolaire, mais il peut parfois être source de stress à cause de sa mise en place contraignante et chronophage.
Depuis la parution du décret n° 2023-805 du 21 août 2023 émis par le Ministère de l’Education Nationale, les établissements scolaires sont autorisés à recourir au vote électronique, de quoi soulager les administrations souvent surmenées lors de ces scrutins. Cependant, la mise en place d’une élection par bulletin électronique doit être anticipée car elle demande certains ajustements. Voici une petite check-list des éléments à ne pas oublier!

Décider des modalités du vote et identifier les dates clés

Si vous souhaitez recourir au vote électronique, vous devez d’abord réunir le conseil d’école (ou administratif) afin de débattre à ce sujet. Si toutes les personnes sont en adéquation avec ce choix, alors les élections peuvent être totalement organisées par voie électronique. Par la suite, il vous faudra établir un planning comportant différentes dates clés telles que la transmission des listes électorales ou encore la distribution des notices comportant les identifiants de connexion aux électeurs.

Choisir le bon prestataire de vote en ligne

Si vous souhaitez recourir au vote électronique, vous devez d’abord réunir le conseil d’école (ou administratif) afin de débattre à ce sujet. Si toutes les personnes sont en adéquation avec ce choix, alors les élections peuvent être totalement organisées par voie électronique. Par la suite, il vous faudra établir un planning comportant différentes dates clés telles que la transmission des listes électorales ou encore la distribution des notices comportant les identifiants de connexion aux électeurs.

Il existe de nombreuses entreprises vous proposant de gérer vos scrutins par voie électronique. Cependant, toutes ne sont pas fiables et sécurisées. Pour vous guider dans votre choix, vous pouvez consulter la liste des prestataires agréés sur le site de l’UGAP. Ces prestataires ont été sélectionnés sur des critères spécifiques au vote électronique et respectent donc les normes de sécurité exigées par la CNIL. Parmi ces exigences, les prestataires doivent également avoir réalisé une expertise indépendante auprès d’un expert en informatique ou en cybercriminalité. Le rapport de cette expertise doit impérativement vous être remis avant la prestation afin que vous puissiez vous assurer de la totale sécurité de la solution choisie.
De plus, il est intéressant de choisir un prestataire spécialisé uniquement dans le vote électronique en milieu scolaire : l’outil sera plus ergonomique et pensé en fonction de ce type de vote. Bien sûr, le prestataire sélectionné doit répondre aux normes RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) afin d’éviter toutes utilisations malveillantes des données transmises, notamment vis-à-vis des informations personnelles des électeurs. Par exemple, le prestataire ne doit pas conserver indéfiniment les données personnelles des électeurs, ces dernières doivent-être détruites à l’issue des délais de recours.

Trouver un outil simple d’utilisation

Pour faciliter la mise en place et le déroulement des élections, il est important de choisir une solution de vote électronique qui soit facile d’utilisation, ergonomique et intuitive. Plusieurs étapes sont nécessaires pour mettre en place les scrutins. Il vous faudra tout d’abord extraire d’Onde ou de Siècle une liste électorale qui recense les parents d’élèves ainsi que leurs informations telles que leur nom, prénom, email et numéro de téléphone. Certains outils proposent de formater automatiquement le fichier (supprimer les doublons des parents ayant plusieurs enfants) afin que vous n'ayez pas à le re-traiter vous-même en amont. Cette liste sera par la suite importée sur la plateforme de vote, de même que la liste des candidats. Vous devrez également constituer un groupe de membres du bureau qui seront notamment en charge de la procédure de scellement de l’urne ainsi que du dépouillement.

Bien communiquer avec les parents

Lors des élections de représentants de parents d’élèves, la communication avec les électeurs est cruciale, surtout quand l’utilisation du vote électronique est de mise. Par ailleurs, une communication spéciale à destination des parents doit être effectuée pour les prévenir du recours au vote électronique (les prestataires habitués aux élections de représentants de parents d’élèves peuvent parfois fournir des modèles de communication pré-remplis).
Bien sûr, les dates de votes doivent être communiquées en amont, et six jours avant le début du scrutin, une notice comportant les identifiants de connexion des électeurs doit être distribuée. De plus, une assistance téléphonique (gérée par le prestataire ou par l’administration de l’école) doit être disponible pour aider les électeurs en difficulté.
Enfin, toujours dans un souci d’équité d’accès au vote, un poste doit être mis à disposition au sein de l’établissement. Les personnes n’ayant pas de connexion internet ou n’étant pas équipées chez elles pourront alors tout de même exercer leur droit : c’est un élément important et facile à mettre en place qui vous permettra de rendre vos élections encore plus accessibles.

Suivre son vote en temps réel et booster la participation

En ayant recours au vote électronique, vous vous assurez une visibilité claire et précise du déroulé de vos élections. Vous pouvez ainsi voir en temps réel l’avancement des votes et les taux de participation. Par ailleurs, pour maximiser au mieux cette participation, la majorité des solutions de vote vous proposera de créer des mails de relance à envoyer aux électeurs n’ayant pas encore voté.

Le recours au vote électronique pour les élections de représentants de parents d’élèves est très intéressant car il permet aux organisateurs de gagner du temps, de garder une visibilité claire sur l’avancement du scrutin mais aussi de rendre le vote plus accessible aux électeurs. Beaucoup d'avantages sont donc à prendre en compte, cependant, il faut également respecter les règles qu’imposent le code de l’éducation et les différents textes qui régissent ses élections. Pour en savoir plus sur cette nouvelle réglementation, n’hésitez pas à lire notre article sur le sujet : (lien article). Pour organiser vos élections sereinement, choisissez la solution EduVote, spécialement conçue pour les élections de représentants de parents d’élèves.