LegaVote :
Comment organiser les votes lors de l'Assemblée Générale d’une association ?

Lors d’une Assemblée Générale, plusieurs décisions sont prises et les budgets pour l’année sont votés. La loi de 1901 n’oblige pas les associations à organiser d’assemblée générale, sauf exceptions (associations reconnues d’utilité publique, associations rémunérant un des dirigeants, associations percevant des subventions publiques…). Cependant, c’est un événement qui permet aux associations de réunir leurs acteurs et de discuter des résultats de l’année ou du trimestre. Les votes sont donc très importants et leur organisation nécessite du temps et de l’énergie. Chaque association définit ses propres règles de vote lors de ces assemblées, mais malgré ça, certaines obligations légales demeurent. Voyons donc ensemble les différentes étapes et conditions à remplir :

La convocation à l’assemblée générale : Elle doit comporter les informations essentielles comme le nom de l’association, la date, l’heure et le lieu. L’ordre du jour doit également être mentionné ainsi qu’une ligne intitulée “Questions diverses” afin de laisser la possibilité aux participants d’évoquer d’autres sujets. La signature de l’auteur doit également être visible. Concernant les délais, cette convocation doit être envoyée entre quinze jours et 1 mois avant la date inscrite dans les documents de l’association. Si le temps entre la convocation et la date de l’assemblée est trop court, l’AG peut être annulée (sauf si tous les membres de l’association ont participé à l’AG).

Enfin, il est important de noter qu’une convocation sous forme verbale est à éviter car elle ne permet pas de prouver, si besoin, que tous les membres ont été convoqués. Pour les très petites associations, une convocation n’est pas obligatoire si les effectifs présents permettent d’atteindre le quorum défini dans les documents de l’association.

L’importance de la feuille de présence : L’utilisation d’une feuille d’émargement est nécessaire, notamment lorsqu’il existe un quorum lors des votes. Ce document permet alors de s’assurer qu’assez de personnes sont présentes. La feuille de présence permet aussi d’indiquer si certaines personnes disposent d’une procuration. Il est important de savoir également qu’il n’est pas interdit de filmer ou enregistrer une assemblée générale si aucuns participants n’a émis de réserve.

Avec LegaVote, il est tout à fait possible de générer une feuille d’émargement afin de ne permettre qu’aux personnes connectées à l’AG de voter. De plus, il est possible de consulter en temps réel le taux de participation sur l’interface principale de la plateforme de vote.

Les vérifications : Le président de séance, élu par l’assemblée générale ou désigné par les textes de l’association, doit s’assurer que le quorum est atteint. Ce quorum représente le nombre minimal de personnes qui doivent être présentes à l’AG. Si ce nombre n’est pas atteint, l’assemblée est annulée ou reportée. Pour éviter ce cas, les associations s’assurent de ne pas instaurer un quorum trop exigeant. Suivant les règles mises en place dans les associations, le quorum peut être fixé au dixième de la collectivité, au quart, au tiers ou à la moitié des membres. Le non-respect de ce quorum entraînerait une effraction des règles et le report d’une assemblée générale. Avec LegaVote, l’analyse en temps réel des informations permet aux organisateurs de consulter les statistiques, dont le taux de participation.

Lecture de l’ordre du jour et des rapports : Sur le papier, l’assemblée générale ne peut débattre que des sujets à l’ordre du jour sauf exception. (sujet sur la révocation d’un dirigeant, la modification d’une résolution ou l’adoption de modifications minimum de statuts.)

Pour présenter ces sujets, le président prépare deux rapports distincts :

• Le rapport d’activité (sur les objectifs de l’année à venir)
• Le rapport financier (analyse du compte de résultat) avec lecture du rapport du commissaire au compte (s’il est présent).

Les documents présentés doivent être le plus clair possible, c’est pourquoi sont privilégiés les graphiques et autres schémas plus parlant que les chiffres. Un temps de débat doit être prévu et encadré afin de discuter des mesures et du budget à voter.

Le scrutin : Pour voter, il est possible de procéder à plusieurs types de vote, notamment le vote électronique. Chez LegaVote, l’anonymat des bulletins est une fonctionnalité qu’il est possible de mettre en place. Nous proposons une grande variété de paramètres de personnalisation de vos scrutins afin de répondre à tout type de besoins. Aussi, il existe plusieurs types de majorités comme la majorité simple, absolue, qualifiée ou l’unanime, qui sont également disponible sur nos plateformes de vote. Ces formes de majorité sont précisées dans les statuts de l’association, tout comme le mode de scrutin. Dans ce règlement, on peut également retrouver le nombre de voix que chaque membre possède, à combien s’élève la majorité ou même encore si la procuration est autorisée ou non.

Le procès-verbal : Bien que la rédaction d’un procès-verbal ne soit pas obligatoire (sauf si l’association est reconnue d’utilité publique), elle est fortement recommandée. Si ce dernier est mal rédigé ou comporte des imprécisions, l’association s’expose à de possibles contestations. Ainsi, il est important d’inscrire dans ce procès-verbal des éléments tels que l’ordre du jour, les exigences de quorum, les conditions de majorité ou encore la légitimité et la légalité de l’ensemble des décisions votées et adoptées. Ce document permet également aux absents d'être tenus informés des résolutions votées. Il permet également d’être une preuve en cas de litige : en son absence, les décisions prises pendant l’AG peuvent être remises en question. Le règlement intérieur de l’association permet de désigner la personne en charge du procès-verbal. Pour les associations reconnues d’utilité publique, les procès-verbaux doivent être signés par le président et le secrétaire. Il est préférable de classer le procès-verbal dans un registre communément appelé registre des délibérations. Ce registre constitue un élément de preuve conséquent en cas de litige. Avec LegaVote, le bureau de vote a la possibilité de signer électroniquement le procès-verbal afin de faciliter les démarches administratives et de gagner du temps.

Le vote électronique permet aux assemblées générales d’être plus efficaces, rapides et sécurisées. L’envoi des identifiants via deux canaux différents permet de s’assurer de la bonne identification de l’électeur. De plus, les votes sont secrets (à la demande de l’organisateur) et même les personnes non présentes physiquement peuvent faire entendre leur voix. LegaVote vous aide également à atteindre votre quorum grâce à un système de relance par mail. De plus, le procès-verbal qui peut facilement être perdu, est ici complètement digitalisé et disponible pendant une certaine période sur votre plateforme à la suite des signatures, elles aussi électroniques. Il est important de garder une copie d’un procès-verbal au sein de l’association.

Enfin, votre dépouillement se fait en présence d’un chef de projet LegaVote afin de vous aider dans votre démarche. L’organisateur peut également choisir de faire apparaître les résultats pour les électeurs une fois le dépouillement réalisé.