LegaVote :
La mise en place d'une plateforme de vote

Le vote électronique est aujourd’hui de plus en plus utilisé au sein des entreprises, associations ou universités. Cependant, sa mise en place peut parfois paraître complexe. Avec LegaVote, vous bénéficiez d’une plateforme de vote entièrement conçue par nos chefs de projet selon vos besoins. Cette plateforme de vote, simple et intuitive pour ses utilisateurs, est la pierre angulaire de votre projet car c’est à travers elle que vos électeurs peuvent voter. Voici les étapes de création d’une plateforme :

Suite à la prise de contact entre l’organisateur du vote et le chef de projet, plusieurs informations sont échangées, notamment autour du type de la structure de l’organisation. En effet, s’il s'agit d’une association par exemple, les règlements ne seront pas différents par rapport à une entreprise privée.

De là, le scrutin est établi avec notamment le nombre de votant, le type de vote (listes, candidats, résolution…), la période du scrutin et les particularités (pondération, pouvoirs…). Le chef de projet est également à même de conseiller l’organisateur dans la préparation des votes, notamment vis-à-vis du code de travail et des législations en vigueur.

Enfin, la méthode d’authentification est choisie par l’organisateur, en lien avec les recommandations de la CNIL (niveau de risque 1/2/3). Elle peut comprendre au maximum trois étapes comme par exemple :

• L’envoi d’un identifiant par mail (ou courrier postal)
• La saisie d’une information non triviale (numéro de matricule, numéro adhérent, date de naissance…)
• L’envoi d’un code secret par SMS

La définition de la méthode d’authentification est cruciale car elle permet de réduire au maximum les tentatives d’usurpation d’identité numérique.

Une fois que toutes les informations nécessaires à la création de la plateforme de vote sont prises, le chef de projet va pouvoir procéder aux paramétrages. Chaque plateforme de vote est sécurisée et permet d’assurer le bon déroulement des scrutins. Simple d’utilisation, elle permet à l’électeur de voter facilement et rapidement. Son paramétrage est donc crucial.

Il est possible de personnaliser la plateforme de vote pour qu’elle reflète au mieux la structure concernée. Cela permet de rendre l’expérience des électeurs plus intuitive. Le chef de projet peut notamment importer des logos de l’entreprise ainsi que les professions de foi, cruciales pour les candidats.

Une fois les clés rentrées, le système va procéder au dépouillement. A ce moment-là, le système vérifie notamment le fait qu’il y ait autant de bulletins dans l’urne que de signatures sur la liste d’émargement.

Suite à cela, l’organisateur dépose ses listes électorales et ses listes de candidats sur la plateforme. Pour l’aider, nous mettons à disposition des modèles types reprenant les informations à nous communiquer (nom, prénom…).
Les listes sont analysées par notre système afin de détecter toutes anomalies telles que des doublons d’adresse mail ou l'absence de certaines informations.

Lorsque la plateforme est prête, les vérifications peuvent commencer. Elles se font en suivant une “recette” qui permet de n’omettre aucune fonctionnalité. Quand la plateforme est validée, le chef de projet peut procéder à l’envoi des identifiants en respectant la méthode d’authentification choisie (mail ou courrier postal, code par SMS…).
Pour aider les électeurs en difficulté, une cellule d’assistance est joignable à tout moment.

Lorsque toutes les informations ont été prises par le chef de projet et que la plateforme de vote est prête, la réunion de scellement est organisée. Cette dernière doit être composée du chef de projet ainsi que des membres du bureau de vote (parfois, des candidats aux élections peuvent également être appelés à participer). La réunion de scellement permet de verrouiller la plateforme de vote, cela veut dire qu’aucune modification ne sera apportée à la suite de ce scellement. Il s’agit alors de faire les dernières vérifications avec l’organisateur mais aussi de tester la plateforme afin que toutes la procédure soit bien comprise.

Les vérifications faites avec les membres du bureau portent sur les listes de candidats, les résolutions, les professions de foi ainsi que le paramétrage des votes. Le chef de projet guide ces vérifications en suivant une procédure appelée “recette”, qui comporte tous les paramètres à valider.

Lorsque la recette est complète, le chef de projet forme les membres du bureau de vote à l’utilisation de la plateforme. Pendant cette phase, ils peuvent parcourir les différents espaces (espace membre du bureau, espace électeur…). Un vote blanc est lancé pour tester la plateforme et permettre aux organisateurs d’avoir une vision plus concrète du processus. De plus, le chef de projet est disponible lors de cette réunion pour répondre à toutes les questions.

Enfin, le scellement peut avoir lieu, en présentiel ou en distanciel. Pour se faire, chaque membre du bureau est invité à saisir un mot de passe confidentiel ou recevoir un code par SMS associé à un fragment de la clé de chiffrement. L’ensemble des clés de chiffrement de chaque membre du bureau forme une clé de chiffrement globale qui sera utilisée pour chiffrer les bulletins dans l’urne numérique. Les clés de chiffrement sont confidentielles et ne sont connues que par leur détenteur, ainsi, le contenu de l’urne reste sécurisé.
Afin de conserver une trace écrite de la procédure, un fichier PDF comportant l’ensemble des actions effectuées pendant la réunion est transmis par email.

Le dépouillement est la dernière étape du processus de vote. Lorsque le temps de vote est écoulé et après avoir respecté le délai de grâce prédéfinis en amont, le dépouillement peut commencer.

Les membres du bureau de vote doivent se connecter à l’aide de leur adresse mail ainsi que du mot de passe qu’ils ont choisi lors de la réunion de scellement. Une fois connectées, les membres du bureau sont invités à inscrire leur clé de chiffrement, également reçue lors de la réunion de scellement par SMS (afin d’éviter les oublis, une copie par mail est envoyée). Il est important pour les membres du bureau de ne pas égarer leur clé de chiffrement car ce dernier est inconnu du chef de projet et ne peut pas être renouvelé. Si un membre est absent, l’urne pourra tout de même être ouverte si le nombre prédéfini de clés requises est respecté.

Une fois les clés rentrées, le système va procéder au dépouillement. A ce moment-là, le système vérifie notamment le fait qu’il y ait autant de bulletins dans l’urne que de signatures sur la liste d’émargement.

Lorsque les résultats sont disponibles, un tableau apparaît alors. Ce dernier rassemble toutes les informations concernant le vote telles que les résultats mais également le taux de participation général. Le détail des calculs est également à disposition des membres du bureau.
Enfin, la signature des PV est requise pour clôturer le processus. Chaque membre reçoit un mail contenant l’intégralité du PV avec la possibilité d’apposer une signature électronique dessus. En cas de besoin, le chef de projet reste disponible pour aider les organisateurs.

Le processus de vote chez LegaVote est sécurisé et en adéquation avec les réglementations en vigueur. Ergonomiques et intuitives, nos plateformes vous permettront de voter en toute simplicité. Enfin, les chefs de projet accompagnent chaque organisateur de A à Z, suivant les spécificités du vote et les réglementations en vigueur.